Wie wir Joberwartungen mit 2 hilfreichen Tools klären

Die Vision unserer Agentur ist es, „eine Zukunft aufzubauen, in der jeder ein gesundes und erfülltes Leben führen kann.“ Die Arbeit spielt im Leben eines jeden eine große Rolle, aber es kann schwierig sein, einen Sinn in Ihrer Arbeit zu finden, wenn Sie nicht wissen, wie sie mit dem Gesamtbild Ihres Unternehmens zusammenhängt. Selbst in unserer eigenen Agentur ist es manchmal schwierig, genau zu wissen, wie unsere einzelnen Jobs zu unserer Vision beitragen und warum sie für unsere Column Five-Community von Bedeutung sind. Aus diesem Grund haben wir Schritte unternommen, um mehr Klarheit darüber zu schaffen, was jede Person in unserer Agentur tut, was ihre beruflichen Erwartungen sind und warum sie wichtig sind.

Bisher war es eine hilfreiche Möglichkeit, unser Team auf dem Laufenden zu halten, und wir denken, dass es etwas ist, das mehr Organisationen erkunden sollten. Deshalb geben wir Ihnen heute einen Blick hinter die Kulissen der Tools, die uns dabei helfen.

Aber zuerst zurück zum Anfang

In unseren Anfangsjahren waren wir ziemlich freizügig in Bezug auf unsere Rollen und Verantwortlichkeiten. Wir hatten eine flache Organisationsstruktur und jeder konzentrierte sich auf seine eigene Arbeit.

Aber als wir mehr Kunden und mehr Mitarbeiter anstellten, erkannten wir, dass wir eine klarere Befehlskette und eine angemessene Organisationsstruktur brauchten. Bald wechselten einige unserer Teammitglieder in Führungspositionen, und wir unterschieden mehr zwischen den Rollen, Berufsbezeichnungen usw. der Mitarbeiter. Jeder wusste, wofür er eingestellt wurde, und wir führten Check-Ins ein, um Probleme anzusprechen, Fragen zu beantworten und uns zu halten alles auf der gleichen Seite. Diese Herangehensweise an Rollen und Verantwortlichkeiten hat gut funktioniert.

Aber mit der Zeit wurde es ein wenig düster, wenn es um Dinge wie Beförderungen, Vergütung und Karriereziele ging. Wir hatten nicht den klarsten Fahrplan für das Karrierewachstum, wir hatten keine definierten Attribute für Führungspositionen und es gab viele Grauzonen. Wenn diese Gespräche aufkamen, sprachen Mitarbeiter mit Managern, Manager sprachen mit höheren Führungskräften und berichteten dann den Mitarbeitern. Dieses Telefonspiel war frustrierend für die Mitarbeiter und, ehrlich gesagt, ineffizient für die Führung.

Darüber hinaus stellten wir fest, dass es eine gewisse kulturelle Diskrepanz gab. Die Leute konnten nicht wirklich die Punkte zwischen dem, was sie täglich taten, und der Beziehung zu den größeren Zielen unserer Agentur zusammenfassen. Diese Wissenslücke war unsere Schuld, also haben wir Schritte unternommen, um sie zu schließen.

Die 2 Tools, die uns geholfen haben, die Joberwartungen zu klären

Obwohl wir in den letzten zehn Jahren viel über unser Geschäft gelernt haben, suchen wir immer nach Möglichkeiten, uns zu verbessern. Also fingen wir an, mit zwei Tools zu experimentieren, die uns dabei helfen, Jobrollen, Verantwortlichkeiten usw. besser zu definieren.

Werkzeug 1: Die Kontexterwartungen Doc

Jeder, der für einen Job eingestellt wird, hat eine Stellenbeschreibung, aber diese Stellenbeschreibungen konzentrieren sich oft auf taktische, alltägliche Aufgaben. Diese sind hilfreich, aber wir haben erkannt, dass wir das „Warum“ zusammen mit dem „Was“ für jeden Job besser kommunizieren müssen. Glücklicherweise haben wir von der Idee eines Dokuments zu kontextuellen Erwartungen erfahren (Danke an Jonathan Raymond unter Wiedergefunden), die wir als unglaublich wertvoll empfunden haben.

Dieses einfache Dokument beschreibt anhand der Antworten auf zwei einfache Fragen klar, was von einer Rolle erwartet wird und wie sie sich auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens bezieht:

1) Warum ist diese Rolle wichtig? Wie trägt diese Rolle zu unserer Unternehmensvision, Mission und unseren Werten bei?

Beispiel: Unsere Produzenten sind dafür verantwortlich, ihr Team und ihre Kunden zusammenzubringen, um großartige Arbeit zu schaffen, die die Ziele erreicht und unsere Kundenbeziehungen vertieft. Dies lässt sich eindeutig auf zwei unserer zentralen Fünf-Säulen-Werte (Gute Arbeit leisten und unsere Partner wertschätzen) abbilden.

2) Wie sieht das im Alltag aus? Was sind die wichtigsten Joberwartungen, Aufgaben und Ziele, die von dieser Rolle erfüllt werden, und welche Metriken oder Ziele verwenden wir, um den Erfolg zu messen?

Beispiel: Wenn die Pflicht eines Produzenten darin besteht, ein erstaunliches Kundenerlebnis zu bieten und vertrauensvolle Kundenbeziehungen aufzubauen, um Kunden zu vergrößern, messen wir den Erfolg anhand der Anzahl der abgeschlossenen Geschäfte, des Customer Lifetime Value, des Feedbacks nach der Projektumfrage usw.

Bisher haben wir für jede Abteilung ein Dokument zu kontextuellen Erwartungen erstellt. Dies gibt allen ein gemeinsames Verständnis dafür, was erwartet wird und warum es wichtig ist.

Tool 2: Job-Canvas-Dok

Diese Idee wurde uns von unserer Vizepräsidentin für Menschen und Kultur, Tamara Hlava, vorgestellt, die die Idee von Cain Ullah, CEO von, bekam Roter Dachs, eine digitale Beratungsagentur. Es handelt sich um ein Dokument, das die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern klar artikuliert, die dieselbe Rolle, aber auf unterschiedlichen Dienstaltersstufen (z. B. ein Junior-, Mid-Level- oder Senior-Produzent) innehaben.

Jede Abteilung hat ein Job-Canvas-Dokument, das die Erwartungen und Verantwortlichkeiten aufschlüsselt, damit jeder es sehen kann

1) Auf welcher Ebene sie sich befinden

2) Was ist erforderlich, um zum nächsten Level zu gelangen

So unterscheiden wir beispielsweise verschiedene Erzeugerstufen:

Berufserwartungen

Wie uns diese Tools im Alltag helfen

Von der Moral bis zu Gesprächen über Geld haben uns die Dokumente Job Canvas und Contextual Expectations in fünf wichtigen Bereichen enorm geholfen.

1. Zweck. Dinge wie Fernarbeit, Vorteile für Eltern und zusätzliche Vergünstigungen sind großartig für Mitarbeiter, aber Untersuchungen haben gezeigt, dass Sinn und Zweck unglaublich wichtig sind. (Gemäß MetLifes 17. jährliche US Employee Benefit Trends Study 201988 % der Mitarbeiter, die ein starkes Zielbewusstsein verspüren, geben an, bei der Arbeit zufrieden zu sein.)

Wenn Menschen verstehen, wie sich ihr individuelles Puzzleteil in das Gesamtbild einfügt, fühlen sie mehr Eigenverantwortung und sind stolz darauf, gute Arbeit zu leisten. Das Dokument „Contextual Expectations“ bietet diese Klarheit, indem es darlegt, wie und warum das, was sie tun, wichtig ist.

2) Transparenz. Die MetLife-Studie fand auch heraus, dass der wichtigste Glücksfaktor das Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Unternehmensführung ist. Diese Dokumente, insbesondere der Job Canvas, sorgen für Transparenz, indem sie deutlich machen, was wir erwarten und welche Rubrik wir verwenden, um Entscheidungen über Dinge wie Beförderungen und Gehaltserhöhungen zu treffen. (Nebenbemerkung: Einer unserer anderen Grundwerte ist Gut zueinander zu sein – wir wissen, dass wir ohne Transparenz nicht effektiv führen können.)

3) Verantwortlichkeit. Ein weiterer Weg, um sicherzustellen, dass wir unseren Worten Taten folgen lassen, besteht darin, Verantwortung zu übernehmen – für alle. Indem die Erwartungen klar umrissen werden (sowohl in Bezug auf die beruflichen Pflichten als auch auf das zwischenmenschliche Verhalten), weiß jeder, wofür er am Haken ist, und die Teams verpflichten sich gemeinsam, die Leistung zu erbringen. Dies reduziert nicht nur Frustration und Missverständnisse, sondern erinnert alle daran, warum ihre eigene Arbeit – und die anderer Leute – für die Agentur wertvoll sind.

Es verhindert auch diese unangenehmen Office Space-Gespräche.

Vor allem ist diese Art der Rechenschaftspflicht entscheidend, um uns dabei zu helfen, gute Arbeit zu leisten – etwas, das uns alles bedeutet.

4) Berufliche Mobilität und Gehaltserhöhungen. Wir möchten, dass C5er bei uns in ihre Zukunft investiert werden, unabhängig davon, ob sie Veränderungen im Leben haben, die sie dazu bringen, eine Position nach oben oder nach unten zu gehen. Das Job Canvas-Dokument ist für diese Diskussionen besonders hilfreich, da es den Mitarbeitern ein Verständnis dafür vermittelt, auf welchem ​​​​Niveau sie sich befinden und wo sie hinwollen.

Natürlich ist nicht jede Stelle garantiert, nur weil jemand die „Checkliste“ des Job Canvas ausfüllt, aber es hilft sowohl Mitarbeitern als auch Managern, eine gemeinsame Sprache über das Thema zu haben und mehr Kontext zu bieten.

Hinweis: Unser Führungsteam hat mehrere Monate gebraucht, um die Elemente für jede Ebene unserer Job Canvas-Dokumente zu identifizieren, zu destillieren und zu artikulieren. Aber es hat sich gelohnt, uns dabei zu helfen, Mitarbeiter zu halten und die Kommunikation in Zukunft zu verbessern.

5) Persönliche Ermächtigung. Eines der Dinge, auf die wir am meisten stolz sind, ist, wie ehrgeizig und autonom unser Team ist. Wir mögen kein Mikromanagement und müssen es glücklicherweise auch nicht. Diese Dokumente sind eine Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Karriere auf zwei Arten in die Hand zu nehmen:

  1. Sie kennen die proaktiven Schritte, um ihre Karriere voranzutreiben. Wenn ein C5er unbedingt aufsteigen möchte, hat er das Job Canvas als Vorlage. Dadurch werden die Dinge offengelegt, sodass es keine Vermutungen oder Verwirrung darüber gibt, was sie tun sollten.
  2. Sie können sich auf ihre Stärken und Schwächen konzentrieren. Wir stellen vielseitige Leute ein und erwarten viel von ihnen. Wir ermutigen sie, sich selbst voranzutreiben, zu wachsen und zu experimentieren. Aber wir möchten auch lieber, dass sich jemand auf seine Leidenschaften und Superkräfte einlässt, als Energie zu verschwenden, indem er versucht, sich in anderen Bereichen zu verbessern, die wir bereits abgedeckt haben. Wenn sie sehen, dass eine der höheren Verantwortlichkeiten, die auf der Job-Leinwand beschrieben werden, ihren Fähigkeiten und Interessen besser entspricht, werden sie möglicherweise eher ermutigt, sich dafür zu entscheiden.

Alles, was unsere Mitarbeiter inspiriert oder befähigt, die Dinge zu verfolgen, die sie tun möchten, ist für uns ein Gewinn.

Es ist nicht perfekt, aber es ist ein Anfang

Wie bei allem gibt es eine Lernkurve, wenn Sie etwas Neues ausprobieren. Für uns haben diese Tools einen nützlichen Rahmen geliefert – auch wenn sie nicht perfekt sind. In Zukunft werden wir die Erwartungen weiter verfeinern, definieren und klären (und bestimmen, wie wertvoll sie für jede Abteilung sind). Aber im Moment haben sie uns eine bessere Sprache gegeben und viel mehr Klarheit gebracht als wir, was unbestreitbar hilfreich war.

Wir hoffen, dass Sie überlegen, wie diese Tools Ihrer Organisation helfen könnten. Und weil wir immer bestrebt sind, die Tools, Ressourcen und Strategien zu teilen, die wir als hilfreich empfunden haben …

Und wenn Sie mehr über unsere Arbeitsweise erfahren möchten, lassen Sie uns chatten.

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