wie man sie nicht lästig und nützlich macht / Sudo Null IT News

Entwickler 1 zu 1 mit einem Teamleiter anzurufen, ist in vielen IT-Unternehmen gängige Praxis. Allerdings wirken sie oft wie Zeitverschwendung, weil sie irgendwie verwischt sind und zu keinen brauchbaren Ergebnissen führen.

Wir haben mit dem Softwareentwicklungsprozessarchitekten und Teamleiter German Tebiev gesprochen und herausgefunden, wie man 1 zu 1 in ein Werkzeug verwandelt, das sowohl für Unternehmen als auch für Entwickler nützlich ist. Der Artikel wird für diejenigen interessant sein, die solche Anrufe organisieren und sie produktiver gestalten möchten. Aber auch für diejenigen, die einfach daran teilnehmen, ist es lesenswert – es wird möglich sein, ihre Wirksamkeit ihrerseits irgendwie zu beeinflussen.

Wir übergeben das Wort an Herman.

Ein wenig über mich und meine Erfahrung mit Anrufen

Ich habe an der Fakultät für Management studiert, aber nach dem ersten Jahr entschied ich mich, nach einer Tätigkeit zu suchen, in der ich der Gesellschaft nützlicher wäre. Die Wahl fiel auf IT, aber zunächst auf eine frivole – ich habe VKontakte-Gruppen gegründet, dann habe ich HTML, CSS und JavaScript im Allgemeinen studiert. 2013 wurde er Bachelor of Management, 2014 studierte er Computermathematik und Kybernetik, um tiefer in den IT-Bereich einzutauchen.

2015 wurde ich JavaScript-Entwickler, und dann begann sich alles zu drehen. Ich habe in verschiedenen Unternehmen gearbeitet und festgestellt, dass es im IT-Bereich an Management mangelt. Infolgedessen wurde er Teamleiter, das heißt, er blieb in der IT, kehrte aber in vielerlei Hinsicht dorthin zurück, wo er angefangen hatte.

Im Moment baue ich Workflows im Unternehmen auf, aber ich übe immer noch die Funktionen eines Teamleiters aus. Und während meiner Arbeit habe ich regelmäßig 1 zu 1 mit allen Mitgliedern meines Teams verbracht, sodass ich viel darüber sprechen kann.

Warum brauchen Sie überhaupt 1 zu 1 Anrufe?

Überprüfung des Pulses. Wie wohl sich ein Mensch fühlt, ob er mit seiner Arbeit, Abläufen, Atmosphäre im Team zufrieden ist. Dies ist das Wichtigste, denn bei allgemeinen Telefonaten ist dies nicht zu verstehen – der persönliche Status wird in einem Massengespräch nicht gelesen. Es ist 1 zu 1, das Burnout und Kündigungen vorbeugt, weil man einfach müde ist, sich fehl am Platz fühlt oder mit dem allgemeinen Entwicklungsverlauf des Teams unzufrieden ist. Außerdem tragen sie dazu bei, dass aus persönlichen Problemen keine unüberwindbaren Situationen werden.

Zielüberwachung. Wir haben in unserem Unternehmen halbjährliche persönliche Leistungsbeurteilungen praktiziert, bei denen wir persönliche Ziele festlegen, die die Mitarbeiter erreichen sollen. Oft kommt es vor, dass Ziele gesetzt, ins Portal hochgeladen – und sechs Monate bis zur nächsten Überprüfung einfach vergessen werden.

1 on 1 ist einfach eine gute Möglichkeit, diese Ziele zu überprüfen, zu diskutieren und gegebenenfalls zu überarbeiten. Um ein Ziel zu erreichen, benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise Unternehmensressourcen – im Rahmen von 1 zu 1 finden wir das heraus und zeigen auf, was benötigt wird.

Probleme beim Öffnen. Manchmal werden Probleme bei allgemeinen Anrufen vertuscht – jemand hat keine Zeit zu sagen, jemand ist schüchtern, jemand vergisst es einfach oder hält es für eine unbedeutende Kleinigkeit. Mit der 1-zu-1-Kommunikation werden diese Barrieren beseitigt und manchmal können kritische Fehler in Prozessen gefunden werden. Außerdem passen einige Probleme nicht in das Stand-up-Format – die Geschichte darüber sieht einfach nicht wie eine logische Folge dessen aus, was auf Hauptversammlungen passiert.

Wir haben zum Beispiel ein sehr stabiles Team, das schon lange arbeitet. Kürzlich kamen 5 neue Leute zu uns – und wir haben bereits vergessen, wie wir uns selbst und andere an Bord genommen haben. Alles schien gut auszusehen, aber im persönlichen Kontakt mit jedem der Neuankömmlinge stellte sich heraus, dass es viele Probleme beim Onboarding gibt, die die Integration verlangsamen. Wir haben alles in einem Dokument gesammelt, ausgearbeitet und die Situation hat sich sehr verbessert.

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Menschen an die Möglichkeiten erinnern. Die meisten Unternehmen haben Corporate Benefits: Krankenversicherung, Mitgliedschaft im Fitnessstudio, kostenloses Training, interessante Geschäftsreisen. Aber im Arbeitsprozess vergessen das viele Menschen, und 1 zu 1 ist ein großartiger Moment, um sie daran zu erinnern.

In meinem Team setze ich mich zum Beispiel dafür ein, dass ein Mitarbeiter pro Tag eine Stunde Arbeitszeit für Schulungen aufwendet. Ich erzähle jedem davon, aber viele Leute nutzen die Gelegenheit nur für ein paar Tage und hören dann auf – entweder vergessen sie es, oder sie können es nicht glauben, oder sie halten es für etwas zu ungewöhnlich. Bei Anrufen sage ich immer, die Gelegenheit ist relevant, man kann sie nutzen, man sollte sie nicht vergessen.

Effizienter Aufrufalgorithmus

Jedes 1 zu 1 gebe ich nach folgendem Schema aus:

  1. Ich beginne mit einem einfachen Gespräch über das Leben. Dies hilft, eine Person ein wenig zu entspannen, sie aus einem Arbeitszustand zu bringen und Spannungen abzubauen. In diesem Stadium können Sie nachvollziehen, ob eine Person kritische Lebensprobleme hat, ob der Anruf überhaupt zum Thema gehört, ob er mit der Arbeitsbelastung fertig wird.

  2. Dann frage ich, wie die Arbeit läuft, ob er müde ist, ob alles in Ordnung ist.

  3. Wenn eine Person lange Zeit die gleichen Aufgaben erledigt hat, kläre ich ab, ob sie müde ist, das Gleiche zu tun, ob sie die Richtung der Aktivität ein wenig ändern möchte.

  4. Wenn Sie sich schon lange nicht mehr mit Ihrem persönlichen Entwicklungsplan befasst haben, schauen wir gemeinsam und sehen, wie die Bewegung entlang geht.

Der Plan ist einfach, aber er hat bereits seine Wirksamkeit gezeigt.

Normalerweise rufen wir Zoom an. Ich nehme nie ein Gespräch auf, da dies eine zu persönliche Geschichte ist, eine Aufzeichnung hier nicht erforderlich ist und unnötige Spannungen verursachen kann. Die wichtigsten Punkte, die Sie sich merken müssen, ich mache mir nur Notizen.

Wie oft sollen Anrufe vereinbart werden und wie lange sollten sie dauern

Telefonate arrangiere ich alle zwei Wochen für eine halbe Stunde. Ich finde es optimal. Einmal in der Woche zu oft, seltener – Probleme häufen sich und mit ihnen wächst die Unzufriedenheit. Generell sind es regelmäßige Telefonate, die viele schwierige Situationen am Anfang lösen lassen, wenn sie noch nicht für ernsthafte Irritationen sorgen. Daher gehen wir 1 zu 1 immer ohne Konflikte durch.

Manchmal dauert das Telefonat weniger – wir haben Zeit alles zu besprechen und bleiben bewusst nicht zu lange. Es kommt vor, dass wir uns unterhalten, also habe ich immer noch eine halbe Stunde Reserve. Bei einigen Leuten dauerten die Anrufe regelmäßig eine Stunde, also hielt ich sie bei einer halben Stunde, machte sie aber häufiger, einmal pro Woche. Aber das ist eine individuelle Praxis.

Mit Neuankömmlingen führe ich sofort ein persönliches einstündiges Meeting durch – ich erzähle die Eckdaten, setze 1 zu 1 auf einen passenden Tag und eine passende Uhrzeit, und dann fangen wir sofort an, regelmäßig zu telefonieren. In Jira haben wir sogar eine spezielle Checkliste für ein solches Onboarding-Gespräch – ich habe sie zusammengestellt, aber auch andere Teamleiter nutzen sie.

Auf Anfrage empfehle ich nicht 1 zu 1. Ihre Stärke liegt gerade in der Regelmäßigkeit, denn die Anfrage kommt erst, wenn das Problem bereits ernst ist. Es musste früher geöffnet und gelöst werden, und regelmäßiges 1 zu 1 wird dabei helfen.

Wie Sie sich auf einen Anruf vorbereiten und was danach zu tun ist

Ich glaube, dass sich ein Mitarbeiter nicht speziell auf 1 zu 1 vorbereiten muss. Es geht darum, aus dem Rennen auszusteigen, sich nicht die Mühe zu machen und ein wenig an sich selbst zu denken. Es sei denn, es lohnt sich, sich die Ziele anzuschauen, wenn man darüber reden will. Außerdem können Sie die Momente, die Sie stören, irgendwo fixieren, um sie nicht versehentlich zu vergessen. Dies ist jedoch optional.

Ich selbst bereite 1 zu 1 nicht vor, es sei denn, es bestehen besondere Vereinbarungen.

Beim Telefonieren achte ich darauf, alles in ein spezielles Notizbuch, das „Handschuhfach“, zu schreiben. Einmal am Tag gehe ich es durch, denke über etwas nach, forme aus etwas eine Aufgabe. Wenn sich im 1 zu 1-Prozess etwas Ernstes herausstellt, dann stelle ich die Aufgabe gleich, um nicht genau zu vergessen und rechtzeitig zu sein.

Außerdem habe ich eine solche Praxis als Problemregister eingeführt. Dort zähle ich unpersönlich alle Probleme zusammen, die ich bei den Telefonaten identifiziert habe – sowohl 1 zu 1 als auch allgemeine. Ich analysiere diese Probleme auch von Zeit zu Zeit, und wir schauen sie uns gemeinsam an und besprechen, was wir selbst lösen können und wo wir das Management einbeziehen müssen.

Während der Anrufe haben wir beispielsweise das folgende Problem in dieses Register eingetragen: „Beim Onboarding muss eine Person viele Materialien studieren, aber es gibt keine Klassifizierung nach Wichtigkeit.“ Jetzt lösen wir es gerade.

Wie man arbeitet, wenn das Team gegen solche Anrufe ist

Ich bin nicht auf heftigen Widerstand gestoßen, aber am Anfang war natürlich Misstrauen – sowohl gegenüber 1 zu 1 als auch gegenüber mir als Teamleiter. Aber das Team hat schnell gemerkt, dass Anrufe nicht belastend sind, und danach sind die Probleme wirklich gelöst. Es gab also keinen größeren Konflikt. Ein Typ behandelte mich mit größtem Misstrauen, mich anzurufen, und jetzt sind unsere 1 zu 1 am produktivsten – er erzählt mir viele Dinge.

Wenn Sie auf Widerstand stoßen, würde ich vorschlagen, zuerst 1 zu 1 mit Ihren treuesten Mitarbeitern umzusetzen. Und dann bei General Calls kurz auf dieses Thema eingehen, Loyale um Feedback bitten, damit der Rest versteht, dass das wirklich sinnvoll und produktiv ist. Und natürlich ist es wichtig, zu jedem Teammitglied persönliches Vertrauen aufzubauen – wenn sie dir vertrauen, dann wird 1 zu 1 ohne Angst behandelt.

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