wie man Prozesse in einem Unternehmen mit einer Low-Code-Lösung aufsetzt und sich das lohnt? / Sudo Null IT-Nachrichten

Hey Habr! Ich bin Anton Ivanov, ich arbeite als Produktmanager in zweiseitigen Plattformen. In der Regel bin ich für die Erfahrung von Lieferanten verantwortlich, zusammen mit dem Team, das ich von Grund auf neu entwickeln und den Umsatz im zweiten Jahr nach dem Start von drei mobilen Anwendungen und zwei Webversionen verdoppeln konnte. Arbeitete in den Bereichen Logistik, E-Commerce, Abwicklung. Wenn es nötig war, musste ich die Ärmel hochkrempeln und nicht nur tiefer in die Verstimmung von Geschäftsprozessen eintauchen, sondern auch in den Stack, die Architektur des Unternehmens, über die ich jetzt sprechen möchte.

Lassen Sie uns genauer über meine Erfahrungen mit einem Produkt wie Airtable sprechen. Es kann von kleinen, mittleren und in bestimmten Situationen – sogar von großen Unternehmen (in den letzten beiden Fällen – als vorübergehende Lösung verwendet werden, warum erkläre ich im Artikel). Airtable ist keineswegs ein universelles Tool, und es lohnt sich, es in den ersten Phasen der Projektentwicklung einzusetzen – wenn noch unklar ist, welche Systeme implementiert werden müssen, aber die Funktionalität von Google-Tabellen nicht mehr ausreicht. Wir werden die Hauptfunktionen von Airtable durchgehen und sehen, wie sie dem von mir entwickelten Produkt zugute kommen. Mehr dazu – unter dem Schnitt.

Der Artikel wird für diejenigen unter Ihnen nützlich sein, die ein neues Projekt haben und bezweifeln, ob es sich lohnt, Lösungen auf Unternehmensebene sofort von Grund auf neu einzurichten oder vorerst mit einer temporären, leicht anpassbaren Lösung auszukommen. Dieser Artikel ist kein Tutorial zur Verwendung von Airtable.

Wozu brauche ich das alles überhaupt?

Ich habe das oben erwähnte Tool kennengelernt, als ich in einem Unternehmen arbeitete, in dem eine der Abteilungen ein Netzwerk von Autowaschanlagen und Reifenmontagen für Firmenkunden aufbaute. Es bot den Kunden bessere Preise und die Möglichkeit, landesweit eine einheitliche Berichterstattung über diese Dienstleistungen zu erhalten. Das Unternehmen suchte nach Anbietern solcher Dienstleistungen und bot diese seinen Kunden im Rahmen eines Dienstleistungspakets an, in westlicher Terminologie kann man diese Prozesse Supply Sales nennen. Diese Abteilung entwickelte sich aktiv, ich erstellte eine Top-Level-Roadmap für das Produkt. Da wir uns aber aktiv nach vorne bewegten und von anderen Abteilungen des Unternehmens abhängig waren, konnten sich die Schritte darin ändern und damit oft auch die technische Umsetzung des Produkts. Infolgedessen hat das Unternehmen heute mehr als 4 Millionen Transaktionen pro Monat in Eigenregie für 65.000 Firmenkunden und ist damit eines der größten Unternehmen in der Russischen Föderation mit einem Firmenkundenstamm im B2B-Segment.

Die Hauptprozesse in der Abteilung waren ausgerichtet auf:

  • Sammeln Sie die primäre Lieferantendatenbank für Anrufe.

  • Rufen Sie Lieferanten mit einem Vorschlag zur Zusammenarbeit an.

  • Fügen Sie diejenigen hinzu, die der neuen Datenbank zustimmen.

  • Erfüllen Sie Kundenbestellungen, indem Sie ihnen die oben beschriebenen Dienstleistungen anbieten, und verfolgen Sie den Status der Bestellung.

  • Die Daten über die durchgeführten Arbeiten in Tabellen zusammenzufassen, damit das Management auf C-Level versteht, wie der Prozess im Allgemeinen läuft und was optimiert werden kann und sollte.

Es gab viel Arbeit, Lieferanten, Kunden und auch Bestellungen, daher war es notwendig, all dies zentral zu erfassen, um nicht unter einem Berg von verschiedenen Tablets und Datenbanken begraben zu werden.

Was wurde am Anfang verwendet?

Anfangs haben wir das erwähnte Zoho CRM mehr als einmal auf Habré verwendet. Es wurde auf der Lieferantenseite und Salesforce auf der Kundenseite verwendet. Außerdem arbeiteten wir mit einem selbst geschriebenen ERP-System, das mit Zoho integriert war.

Bei Zoho haben wir mit der Offline-Version des Produkts gearbeitet, die auf dem firmeneigenen Server installiert ist. Zoho wurde angepasst und nicht auf die neuesten Versionen aktualisiert, sodass es meiner Meinung nach in der Vergangenheit auf dem Niveau von 2017 feststeckt. Wenn eine Änderung vorgenommen werden musste, fiel es in die Warteschlange für den Entwickler, Zoho zu modifizieren, was Wochen oder sogar Monate dauern konnte, weil der Entwickler überfordert war.

Wir brauchten die folgenden Funktionen:

1. Haben Sie eine gemeinsame und zugängliche Datenbank.

2. Machen Sie aus dieser Datenbank Repräsentationen für die erforderliche Anzahl von Feldern für Manager und Kunden.

3. Senden Sie Benachrichtigungen über Statusänderungen.

4. Machen Sie Uploads für Manager.

5. Weisen Sie eingehende Bewerbungen automatisch Führungskräften zu.

6. Vertragsverwalter und externe Auftraggeber sollten Gebote abgeben können.

Es war möglich, Zoho fertig zu stellen, aber dazu mussten die Entwickler und der Manager von den geschäftlichen Aufgaben abgezogen werden, die das Unternehmen benötigte, und es entstanden erhebliche Kosten (siehe Diagramm unten). Nur nach einer sehr groben Schätzung hat es ungefähr 1 Million Rubel gekostet, um Zoho in den Zustand zu bringen, den wir brauchten. Und dieses Geld im Unternehmen war nicht überflüssig. Außerdem war nicht klar, ob sich all dies nach der Fortsetzung der Arbeiten auszahlen würde – das Projekt war relativ neu, sodass seine Aussichten nicht vollständig verstanden wurden.

Umstellung auf Airtable

Aus diesem Grund entschieden wir uns, die Zusammenarbeit mit Zoho einzustellen und zu versuchen, eine funktionalere Lösung zu finden, die entweder überhaupt nicht fertiggestellt werden musste oder nur minimale Änderungen vornahm.

Ich mochte Saleforce, es hatte mehr Features und Funktionen, die wir brauchten als Zoho, aber leider war auch eine Anpassung notwendig. Und das bedeutet wiederum Mehrkosten mit unklarem Ergebnis in einem sich entwickelnden Projekt. Es ist erwähnenswert, dass Salesforce zunächst auf der Nachfrageseite (Kundenseite) tief in das Unternehmen integriert war, aber historisch gesehen wurde Zoho auf der Angebotsseite (Lieferantenseite) implementiert.

Deshalb entschieden sie sich für ein anderes Produkt – Airtable wurde es. Um SalesForce nicht umsonst anzupassen, bis das Projekt zur Rettung kam, haben wir uns für Airtable entschieden und darin alle verfügbaren Hypothesen getestet.

*Verwendet werden durchschnittliche monatliche Raten in Moskau für 2021-2022 für ähnliche Spezialisten. ursprünglicher Tisch

Wie Sie der Tabelle entnehmen können, ist die Implementierung von Airtable am Beispiel meines Unternehmens aufgrund der fehlenden Entwickler im Implementierungsprozess und aufgrund der hohen Implementierungsgeschwindigkeit günstiger. Die Implementierung von Unternehmenssystemen wird länger dauern und garantiert nicht, dass eine solche Implementierung nicht von Grund auf wiederholt werden muss.

Hauptfunktionen von Airtable

Kurz gesagt, Airtable ist ein Dienst, mit dem Sie Datenbanken (Tabellen) für alle Gelegenheiten erstellen können. Es ist möglich, Skripte zum Versenden von Briefen, Trigger zum Versenden von Daten von einem Airtable-Tisch zu einem anderen, zum Ändern von Status und viele andere interessante Funktionen zu erstellen, zu deren Funktionsweise Sie die riesige Community fragen können.

Im persönlichen Konto des Benutzers in Airtable werden alle verfügbaren Arbeitsbereiche mit Datenbanken angezeigt. Jede von ihnen besteht aus einer Reihe von Tabellen, und Daten können nicht nur im Tabellenmodus, sondern auch im Kalender-, Kanban- und Galeriemodus angezeigt werden. Es ist auch möglich, ein eigenes Formular zu erstellen, mit dem Sie Daten eingeben können, die sofort in die Airtable-Tabelle eingehen. Ein weiteres großes Plus ist die Verfügbarkeit einer API. Für Ihre Datenbank wird eine RESTful-API generiert.

Darüber hinaus können Sie für jeden Airtable-Benutzer eine benutzerdefinierte Tabellenansicht einrichten und unnötige Daten aus der Ansicht entfernen. Sie möchten beispielsweise Lieferanten nur Statusdaten aus einer Tabelle anzeigen und ihnen keine für Mitarbeiter bestimmten Servicefelder anzeigen – dies kann in derselben Ansicht erfolgen.

Wir fanden die folgenden Gruppen von Airtable-Funktionen nützlich:

Funktion

Erweiterte Beschreibung

Kommentar

Beziehungen in Datenbanken

Der Katalog in einer Tabelle wird in andere Tabellen gezogen

Google-Tabellen sind hier ein Analogon, aber ihre Fähigkeiten beschränken sich auf die Erstellung von Dropdown-Listen durch Datenvalidierung. Wenn wir dieselben Funktionen in Google Sheets verwenden möchten, müssen wir Makros verwenden, die wie Programmieren sind und viel Zeit zum Erlernen benötigen.

In Airtable können Sie den gleichen Effekt mit ein paar Klicks erzielen.

Automatisierung

Auslöser für das Versenden von E-Mails an Clients (z. B. nach Änderung eines bestimmten Status)

Auslöser für Statusänderungen nach bestimmten Aktionen

Berichterstattung, Einreichungen, Uploads

Sammeln Sie Daten aus anderen Projekten in Dashboards

Erstellen Sie verschiedene Ansichten in derselben Tabelle und gewähren Sie verschiedenen Personen Zugriff auf Ansichtsansichten

Senden Sie Uploads von bestimmten Tabellen an die angegebene E-Mail. Post

Importieren Sie Tabellenkalkulationen in das Excel-Format und laden Sie sie auf Google Drive hoch (kostenpflichtige Integration mit Zapier erforderlich)

Ansichtsbeispiel: Ansicht für die Lieferanten des Unternehmens erstellt, Spalten für den offiziellen Gebrauch aus dieser Ansicht entfernt.

Ansichten können auf verschiedene Arten erstellt werden: Tabelle, Kalender, Formular, Galerie, Kanban, Zeitleiste, Gantt.

Zugangskontrolle

Wählen Sie aus, welchen Zugriff verschiedene Personen auf dieselben Tabellen erhalten, indem Sie Ansichten erstellen

Formen

Jede Tabelle kann als Formular dargestellt und als Fragebogen an jeden verschickt werden, auch ohne Airtable-Erfahrung. Sobald sie das Formular ausfüllen, landen alle Daten in der Tabelle und werden von Skripten verarbeitet.

Wir haben diese Ansicht verwendet, um Kommentare und Bewerbungen für die Verknüpfung des Punktes zu sammeln: Ein Manager oder ein Kunde stellt eine Bewerbung in das Formular => ein Verantwortlicher für die Bearbeitung der Bewerbung wird durch den Auslöser erstellt => ein Brief wird an die verantwortliche Person gesendet mit der Bitte um Bearbeitung des Antrags.

Nachteile von Airtable

  1. Trotz des Vorhandenseins von Formeln ist die Logik von Airtable nicht darauf ausgelegt, Daten rechts und links von der Tabelle horizontal zu „dehnen“: Die Formel gilt nur für die Spalte, in der sie angewendet wird. Dies reduziert die Fähigkeit, Daten vorherzusagen und Fälle zu erstellen, erheblich, wenn Sie dies plötzlich in Airtable tun möchten.

  2. Sie können Formeln nur horizontal und sofort auf die gesamte Spalte anwenden. Sie können die Formel für einzelne Zellen nicht ändern und müssen nach Problemumgehungen suchen oder zu Google-Tabellen gehen.

  3. Extrem verkürzte Roadmapping-Funktionen, die nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar sind und als Plugin erstellt werden, sodass die Integration mit Airtable alles andere als nahtlos sein wird.

Was haben wir am Ende erreicht

Kurz gesagt, wir haben fast alle Features und Funktionen bekommen, die wir brauchten, die oben erwähnt wurden. Wenn Sie detaillierter sind, dann finden Sie hier ein sehr detailliertes Diagramm (wenn Sie darauf klicken, wird ein Bild in voller Größe angezeigt).

Ursprüngliches Schema

Airtable hat seine Aufgabe, die Prozesse des Unternehmens zu transformieren, besser erfüllt als Unternehmenslösungen und erlaubte uns, schnell mit der Umsetzung von Motivation für die Umsetzung von Aufgaben durch Führungskräfte und dem Sammeln von Anfragen zum Anschluss von Autowaschanlagen und Reifengeschäften von internen Mitarbeitern und Kunden zu experimentieren . Persönlich war unser Unternehmen nicht in der Lage, die Möglichkeiten der Airtable-API voll auszuschöpfen, da wir die API auf unserem eigenen ERP-System erstellen müssten und das Core-Team dafür weder die Ressourcen noch die Prioritäten hatte.

Wir nutzten die Möglichkeiten von Airtable etwa ein Jahr lang, und als alle Hypothesen aufgestellt und die Prozesse stabilisiert waren, begannen wir mit der Implementierung in Supply Salesforce, das bereits den gesamten Bedarf abdeckte.

In der Trockenmasse

Airtable eignet sich entweder für kleine Unternehmen oder für Projekte in der frühen Implementierungsphase, wenn es sich nicht lohnt, in die eigene Entwicklung zu investieren, da nicht klar ist, ob das Produkt im aktuellen Zustand bleibt oder sich ändert. Wenn das Unternehmen groß ist, aber noch unklar ist, ob die Hypothesen für verschiedene Produkte aufgehen oder nicht, dann ist dieses Tool auch super, wenn auch als Übergangslösung – in der Anfangsphase der Projekt- und Produktentwicklung. Diese Lösung kann ERP oder CRM ersetzen, bis klar ist, ob das Produkt skaliert oder geschlossen wird. Die Lösung nutzt eine Vielzahl von Automatisierungsmöglichkeiten, verknüpft Tabellen miteinander und generiert Ansichten aus derselben Tabelle für verschiedene Interessengruppen.

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