wie man Prozessanalysen in einem Unternehmen einrichtet und betreibt / Sudo Null IT News

Ein ineffizienter Geschäftsprozess ist ein entgangener Gewinn. Durch komplexe Abläufe verliert das Unternehmen Zeit und Kunden, viele manuelle Routinearbeiten erschöpfen Mitarbeiter und führen zu Fehlern. Process-Mining-Systeme helfen dabei, Problemstellen in Geschäftsprozessen zu erkennen und Hypothesen zu deren Verbesserung zu finden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Prozessanalysen implementieren und worauf Sie bei der Umsetzung eines Projekts achten müssen.

Wo anfangen

Process Mining ist eine Technologie zur Wiederherstellung von Modellen realer Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Daten, die in Informationssystemen gespeichert sind. Die erzielten Ergebnisse helfen, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, die Arbeit des Teams zu transformieren und zu optimieren. Eine solche Analyse spart bei massiven und komplexen Prozessen, die verschiedene Abteilungen und Zweige des Unternehmens umfassen.

Technologie beinhaltet die Arbeit mit Daten. Damit das Projekt reibungslos verläuft, müssen Sie es in Phasen unterteilen und eine Reihe spezifischer Nuancen berücksichtigen.

Für Systeme der Klasse Process Mining ist es wichtig, dass der analysierte Prozess digitalisiert wird. Es sollte nicht auf Papier gehalten und in Notizen festgehalten werden. Die Prozessschritte müssen elektronisch abgewickelt werden, idealerweise in verknüpften Softwarelösungen. Dann wird das System in der Lage sein, ihre Protokolle zu sammeln und zu analysieren, Inkonsistenzen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Optimale Voraussetzungen für die Umsetzung von Process Mining gibt es in der Regel nicht. Daher lohnt es sich, mit dem zu arbeiten, was gerade ist.

Analysieren Sie beispielsweise einen Teil des Prozesses oder überspringen Sie noch nicht digitalisierte Schritte. Es spricht nichts dagegen, den Vorgang zu unterbrechen. Ausgelassene Schritte werden als verlängerte Übergangszeit zwischen den Schritten wiedergegeben und in Zukunft berücksichtigt.

Process Mining ermöglicht es Ihnen, sowohl einen kleinen Teil der Aktion als auch einen globalen End-to-End-Prozess zu berücksichtigen. In den meisten Fällen versteht das Unternehmen, was genau einer genauen Prüfung bedarf. Zielen Sie besser gleich auf die Stelle, die Sie optimieren möchten. Daher lohnt es sich, in der ersten Phase die Grenzen des zu untersuchenden Prozesses abzugrenzen.

Außerdem wird der KPI des Prozesses bestimmt, die Zusammensetzung der Schritte des wiederhergestellten Prozessmodells (dies hängt von der Verfügbarkeit von Daten in Informationssystemen ab) sowie die verwendeten Metriken. Durch die Analyse von Datenquellen können Sie die Algorithmen zum Extrahieren und Verarbeiten von Informationen bestimmen.

Datenquellen können sein:

  • Unternehmenssysteme (SAP, 1C, Salesforce usw.);

  • PostgreSQL, MySQL-Datenbanken und andere;

  • verschiedene Dateiablagen;

  • Ereignisprotokolle, die während der Arbeit von Mitarbeitern aus Mail- oder Excel-Dateien generiert werden können;

  • vieles andere.

Es ist jedoch nicht notwendig, dass alle Daten in einer Quelle gespeichert werden. Einige von ihnen können in der Datenbank (DB) enthalten sein, die anderen – im Unternehmenssystem.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die erforderlichen Informationen herunterzuladen:

  • Verwendung von Konnektoren, sowohl vorgefertigte als auch speziell für das Projekt geschriebene;

  • Verwendung direkter Verbindungen zur Datenbank;

  • Uploads in Excel oder CSV generieren und dann manuell oder automatisch hochladen, z. B. über ftp oder api.

Arbeiten mit Daten

Es ist wichtig, dass genügend Daten vorhanden sind: Dann ist es einfacher, Metriken aufzustellen, viele Hypothesen zu finden und zu testen und am Ende einen deutlicheren Effekt zu erzielen, wenn selbst der kleinste Teil des Prozesses verbessert wird. Vor allem, wenn Sie viele verschiedene Prozessattribute und Ereignisketten auswählen.

Normalerweise reicht ein Datenstück für 1,5 Jahre Arbeit aus, aber es kommt vor, dass es zu viele davon gibt. Dies führt zu zusätzlichen Kosten für Lizenzen und Serverkapazitäten, die am besten vermieden werden. Wenn der Prozess massiv ist und sich ständig wiederholt, können Sie daher Daten für einen Monat oder sogar eine Woche sammeln. Während dieses Zeitraums gewonnene Analysen und Schlussfolgerungen können auf den Rest des Prozesses extrapoliert werden und seine weitere Verbesserung beeinflussen.

Das Ergebnis des ersten Schritts sollte ein Projektdokument sein, das die Grenzen des Prozesses, KPI des Projekts, Schritte und Metriken des untersuchten Prozesses, Informationsquellen und Verarbeitungsalgorithmen widerspiegelt.

Process Mining erfordert folgende Daten:

  • Die Prozessinstanz-ID ist eine einzelne Zahl, mit der Sie alle weiteren Schritte verknüpfen können. Dies kann die Nummer des Kaufs, des Vertrags, der Anwendung oder der technischen Supportanfrage sein.

  • Schrittname. Es kann sich um einen Status, eine Abteilung oder eine Kombination aus Abteilung und Status handeln, also um eine Aktion, die im Prozess stattgefunden hat.

  • Ein Zeitstempel ist fast immer erforderlich. Wenn es nicht vorhanden ist, basiert das Bild des Durchgangs der Stufen nur auf den Übergängen zwischen ihnen. Dazu müssen Sie das Ereignisprotokoll in der richtigen Reihenfolge sortieren. Das Fehlen eines Labels ist typisch für Prozesse, die lediglich das Eintreten eines Ereignisses erfassen, nicht aber dessen Zeitpunkt.

Sie können bereits Analysen basierend auf diesen drei Indikatoren erstellen, aber es ist noch besser, zusätzliche Attribute oder Merkmale herunterzuladen. Dies können Künstler, Branchen, Regionen, verschiedene Arten und Merkmale oder sogar Beträge sein. Sie helfen, Diagramme in Verbindung mit dem Prozess zu erstellen und weitere Verbesserungshypothesen zu finden. Gleichzeitig sollten Sie nicht die gesamte Unternehmensdatenbank in Process-Mining-Systeme hochladen, da sonst zu viele zusätzliche Attribute überflüssig werden. Daher ist es wichtig, den vorrangigen Prozess für die Analyse und die ausreichende Datenbasis in der Phase der Projektbildung festzulegen.

Sie können die Process-Mining-Plattform in Ihrem eigenen Loop oder in der Cloud des Anbieters bereitstellen. Im ersten Fall kann sich das Pilotprojekt verzögern: In großen Unternehmen ist die Zuteilung von Rechenleistung ein langwieriger Prozess, der viele Genehmigungen erfordert. Allerdings ist beispielsweise in Finanzinstituten jegliche Arbeit mit Daten nur auf deren eigenen Servern möglich. Es wird schneller sein, das System in der Cloud bereitzustellen, und flexiblere Unternehmen entscheiden sich für diese Methode zur Installation einer Prozessanalyselösung.

Am Ende der zweiten Phase machen wir die Process-Mining-Plattform betriebsbereit und können mit der Untersuchung des ausgewählten Prozesses beginnen.

Prozessmodell wiederherstellen

Das Process-Mining-System sammelt Protokolle aus dem Ereignisprotokoll und stellt das reale Modell in Form von Aktionsketten wieder her. In dieser Phase ist es wichtig, Mitarbeiter einzubeziehen, die an einer Verbesserung des Prozesses interessiert sind (Geschäftskunden des Projekts). Die Ergebnisse der Analyse, die das System ausgibt, müssen verifiziert werden.

Es ist nicht immer möglich, beim ersten Mal das richtige Prozessmodell zu erhalten. Wenn die Ergebnisse der Analyse zweifelhaft sind, wird das Datenmodell an dieser Stelle korrigiert. Es geht darum, die Interpretation von Ereignissen in Informationssystemen zu klären, die Zusammensetzung von Schritten und Prozessmetriken zu ändern. Das Problem kann in der Entlade- und Transformationsprozedur liegen, dann müssen sie auch verbessert werden.

Beispielsweise kommt es vor, dass innerhalb eines Prozesses Schritte parallel ausgeführt werden. Und es ist wichtig, sie vorher in der richtigen Reihenfolge zu sortieren – jedem Schritt ein Gewicht zu geben, um Schwankungen in den Ereignisketten zu vermeiden. Deshalb ist es im ersten Schritt so wichtig, die Zusammensetzung und Reihenfolge der Schritte genau festzulegen.

Das Ergebnis dieses Schrittes ist die Wiederherstellung eines realen Prozessmodells: Alles, was zuvor in getrennten Systemen enthalten war, wird nun in Form einer Landkarte visuell dargestellt.

Prozessanalyse

Das wiederhergestellte Prozessmodell wird Gegenstand einer genauen Prüfung durch Analysten. Verfügt das Unternehmen über ein Referenzmodell, werden die erzielten Ergebnisse mit diesem verglichen.

In dieser Phase werden die Gründe identifiziert, die den KPI des Prozesses verschlechtern. Spezialisten vermerken, wo er von den Vorschriften abgewichen ist, wo es Verzögerungen bei der Durchführung von Operationen gab oder wo es zu früheren Schritten zurückgekehrt ist. All dies werden Bereiche für die Optimierung.

In dieser Phase werden Hypothesen zur Verbesserung des Prozesses formuliert und das Optimierungspotenzial berechnet – wie viel Zeit und Geld kann durch die Beseitigung der identifizierten Barrieren eingespart werden. Viel hängt von der Kompetenz der Analysten und Methodiker ab, die das resultierende Modell untersuchen. Vielleicht ist irgendwo ein langer Übergang zwischen Prozessen die Norm, und woanders ist es ein Punkt für Verbesserungen. Es ist wichtig, das eine vom anderen zu unterscheiden und eine mögliche Lösung für das Problem zu sehen.

Beispielsweise behauptet eine Bank, dass die Beantragung eines Kredits 15 Minuten dauert. In Wirklichkeit warten die Kunden 45 Minuten, und einige von ihnen erreichen den Abschluss des Verfahrens einfach nicht. Der Schmerz ist offensichtlich, Sie müssen seine Ursachen herausfinden. Dies können Systemausfälle oder mangelnde Serviceleistung, ein menschlicher Faktor im Unternehmen oder Probleme des Kunden selbst sein. Beispielsweise macht der Bewerber bei der manuellen Eingabe von Informationen Fehler und das System lehnt die Bewerbung ab. Sie müssen diesen Vorgang also automatisieren, indem Sie eine Dropdown-Liste verwenden, in der Sie einfach den gewünschten Parameter auswählen können.

Das Wichtigste in dieser Phase ist, sich auf den anfänglich geäußerten Schmerz des Klienten zu konzentrieren und zu versuchen, ihn zu lösen.

Als Ergebnis dieser Phase sollten Problembereiche identifiziert, Wege zur Beseitigung von Hindernissen vorgeschlagen und die Auswirkungen von Verbesserungen berechnet werden.

Umsetzungsphase

In der Endphase führt der Auftragnehmer eine abschließende Demonstration des Projekts durch, die die Auswirkungen der empfohlenen Verbesserungen widerspiegelt. Und dann wählt jedes Unternehmen seinen eigenen Weg – um das Projekt abzuschließen oder die Prozessanalytik in die tägliche Praxis einzuführen.

Beim Einrichten der Integration, die im zweiten Schritt oder in der Abschlussphase des Projekts durchgeführt wird, besteht die Möglichkeit, die täglichen Indikatoren zu verwalten und die wichtigsten KPIs zu überwachen. So können Sie datenbasiert die richtigen Entscheidungen treffen. Der Zugriff auf Berichte kann nicht nur dem Top-Management und Analysten, sondern auch allen Mitarbeitern des Unternehmens gewährt werden. Es gibt Beispiele, wo dies zu einer effektiveren Interaktion zwischen den Abteilungen führt.

Um die Einführung neuer Prozesse zu beschleunigen, kann im Unternehmen ein Kompetenz- und Analytikzentrum mit Expertise in Process Mining gebildet werden.

Zunächst lernt sein Team, mit dem System zu arbeiten, wichtige Metriken auszuwählen, Quellen zu integrieren und Berichte zu erstellen, und dann werden sie die Daten unabhängig untersuchen und mithilfe von Prozessanalysesystemen und -plattformen nach Hypothesen suchen. Sie können projektbegleitend mit der Ausbildung beginnen – dann verfügen die Fachkräfte bis zum Abschluss über die nötigen Kompetenzen.

Es ist nicht schwierig, die Process Mining-Plattform zu implementieren und zu konfigurieren – es ist eine fertige Lösung mit integrierten Integrations- und Anpassungsfunktionen. Mit Hilfe des Anbieters und seines technischen Supports können Sie diesen Weg in fünf Schritten gehen, indem Sie dem obigen Algorithmus folgen.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.