Warum wir Projektnachbesprechungen hassen (aber Projektretrospektiven lieben)

Wenn Sie wie wir sind, kann das Wort „Nachbesprechung“ Sie ein wenig PTSD geben, besonders wenn es um Projekte geht. Manchmal sind sie hilfreich, aber sie können sich oft nur auf das Wiederaufwärmen oder die Zusammenfassung von Projekten ohne wirklich wertvolle Erkenntnisse konzentrieren. Wir wissen das, weil wir uns jahrelang in der Nachbesprechungshölle befanden und uns selbst viel mehr Arbeit bereiteten (mit wenig Belohnung), bis wir erkannten, dass wir etwas Effektiveres tun könnten, etwas, das einem echten Zweck dient und unserem Team hilft, sich zu verbessern. Deshalb haben wir uns letztes Jahr entschieden, unsere Projektnachbesprechungen in Projektrückblicke umzuwandeln.

Wir wissen, dass es viele Agenturen und Organisationen gibt, die in Nachbesprechungen ertrinken, deshalb teilen wir heute ein wenig darüber, wie wir mit der Art und Weise experimentiert haben, wie wir Feedback geben und erhalten, wie diese Optimierungen unserem Team zugute gekommen sind und wie es sein könnte hilf dir auch.

Aber lassen Sie uns zuerst darüber sprechen, wie wir hierher gekommen sind

Wir schwören, unsere Absichten waren gut. Vor Jahren, als Column Five anfing, mehr Kunden zu übernehmen, brauchten wir eine Möglichkeit, Feedback einzuholen, unsere Prozesse zu verbessern und zu wachsen. Also haben wir Nachbesprechungen zur Voraussetzung gemacht. Bevor Projekte offiziell als abgeschlossen markiert werden konnten, füllte unser Team (normalerweise Produzenten) einen formellen Nachbesprechungsfragebogen aus, und theoretisch würde dies uns allen helfen, zu lernen, wie wir uns verbessern können.

Es schien eine gute Idee zu sein, aber schließlich wurde klar, dass diese Nachbesprechungen aus mehreren Gründen unwirksam waren:

  1. Wir verschwendeten kostbare Zeit. Unsere ursprüngliche Nachbesprechungsumfrage bestand aus ein paar Fragen. Das klingt theoretisch nicht nach viel, aber unsere Produzenten jonglieren Dutzende von Projekten und Kunden gleichzeitig. Das Ausfüllen von Nachbesprechungen für Projekte im Wert von einem Monat konnte (und tat es manchmal) Tage dauern.
  2. Die Fragen waren nicht erkenntnisgesteuert. Schließlich versuchten wir, das Drama der Nachbesprechung zu reduzieren, indem wir den Fragebogen reduzierten, aber selbst das gab uns nicht wirklich hilfreiche Informationen. Einfach darauf hinzuweisen, was falsch war, oder ein Projekt auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, hat uns nicht wirklich einen umsetzbaren Einblick gegeben. Da die Leute bei Nachbesprechungen ins Hintertreffen gerieten oder sie vernachlässigten, konnten sie sich nicht immer an die Probleme des Projekts erinnern oder Fragen so detailliert beantworten, bis sie tatsächlich dazu kamen.
  3. Die Erkenntnisse wurden nicht geteilt. Selbst wenn die Produzenten die Umfragen ausgefüllt haben und wir vielleicht ein oder zwei Gespräche darüber geführt haben, wie wir uns beim nächsten Mal verbessern können, blieb ihr Feedback in diesen Umfragen oft zurück. Wir konnten es nicht einfach in nützliche Erkenntnisse oder Änderungen auf Prozessebene übersetzen. Ebenso konnten wir die Kommunikation zwischen den Abteilungen nicht pflegen. Wenn ein Produzent feststellte, dass das Designteam Schwierigkeiten hatte, Fristen einzuhalten, das Designteam jedoch in Wirklichkeit verzögert wurde, weil die Inhalte zu spät eintrafen, wurden diese Informationen isoliert. Wir hatten keine Möglichkeit, Teams dazu zu bringen, positiv und proaktiv zu sprechen.

Einige Leute halten sich an die „Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht“-Philosophie. Wir sagen, wenn es nicht hilft, tut es weh. Also haben wir letztes Jahr die Nachbesprechung, wie wir sie kannten, gestrichen.

Wechsel von Nachbesprechungen zu Projekt-Retrospektiven

Nur weil unsere Nachbesprechungen ihren Zweck nicht erfüllten, bedeutete das nicht, dass wir nicht daran interessiert waren, einen effektiveren Weg zu finden, um an diese wertvollen Informationen zu gelangen. Feedback ist die einzige Möglichkeit, alle Aspekte unseres Geschäfts zu verbessern, sei es unsere Beziehungen zu Partnern, unsere Prozesse oder untereinander. Also haben wir uns überlegt, wie man besser Feedback einholen, sich mit Problemen befassen und Probleme lösen kann. So entstand das Projekt Retrospektive.

Im Gegensatz zu unseren Projektnachbesprechungen sind unsere Projektrückblicke keine einsame Erfahrung. Sie werden nicht abgetippt und in den Äther geschickt. Es handelt sich um eine Gruppendiskussion, bei der alle ermutigt werden, den Verlauf eines Projekts unter Anleitung eines Moderators zu besprechen. Das Ziel ist einfach:

  • Befähigen Sie jeden im Team, offen und ehrlich über die Frustrationen, Erfolge und Entdeckungen in ihrer Arbeit zu kommunizieren.
  • Identifizieren Sie laufende Probleme, Probleme und Herausforderungen, damit die Führung sie angehen kann.
  • Entdecken Sie Dinge, die funktioniert haben (auch bekannt als glückliche Unfälle), die unsere Prozesse/Tools in Zukunft verbessern können.

Tl;dr, sie sind eine Gelegenheit, herauszufinden, wie man besser und effizienter arbeitet.

Wie wir unsere Projekt-Retrospektiven durchführen

Unsere Projekt-Retrospektiven (auch bekannt als Retros) sind ziemlich einfach. Wir machen sie nicht nach jedem einzelnen Projekt, sondern nur nach besonders großen, herausfordernden oder einzigartigen Projekten.

Nachdem ein Projekt abgeschlossen ist, blockieren wir mindestens eine Stunde für eine Retro, schnappen uns das Team und führen ein entspanntes, aber produktives Gespräch. So funktioniert das.

1) Wir laden das gesamte Team (plus einige) ein.

Wir schließen alle ein, die an dem Projekt gearbeitet haben, einschließlich Produzent, Designer, Account Director usw. Wir schließen auch einen Moderator ein, der das Gespräch führt, und eine neutrale Person, die zuhören kann, was gesagt wird, und Probleme identifizieren oder Lösungen vorschlagen kann. (Dies ist oft unsere Vizepräsidentin für Menschen und Kultur, Tamara Hlava.) Die Aufnahme einer neutralen Person ist besonders hilfreich, um die blinden Flecken der Gruppe zu erkennen und Probleme objektiv anzusprechen, ohne emotional engagiert zu sein.

2) Der Moderator strukturiert das Gespräch.

Während das Gespräch ein offenes Format ist, ist der Moderator da, um Aufforderungen zu geben, Leute aus ihren Schalen zu schubsen, Probleme zu identifizieren und das Gespräch fokussiert zu halten. Zu Beginn stellen wir einfache Fragen, die den Stein ins Rollen bringen. Dies sind in der Regel:

  • Welche Lektion/Lernerfahrung (gut oder schlecht) hat dieses Kreativteam aus diesem Projekt gezogen?
  • Welche Änderungen würden wir vornehmen, wenn wir dieses Projekt heute starten würden?

Während die Leute antworten, macht sich der Moderator Notizen, um das Gespräch zu leiten, durchgehende Linien zu identifizieren oder Dinge zu kennzeichnen, auf die zurückgegriffen werden kann.

3) Wir konzentrieren uns auf das, was wir kontrollieren können, und auf das, was wir nicht können.

Wenn die Gruppe Feedback gibt, ermutigen wir uns gegenseitig, Herausforderungen oder Probleme durch die Linse der Kontrolle anzugehen. (Auf diese Weise wird es nicht zu einer Beschwerde- oder Schuldzuweisungssitzung ohne nützliche Lösungen.)

  • Bei Problemen, die wir kontrollieren können (z. B. verspätete Bereitstellung von Inhalten), sprechen wir über direkte Maßnahmen und Lösungen, von Prozessänderungen bis hin zu Tools, die wir möglicherweise verwenden.
  • Bei Dingen, die wir nicht kontrollieren können (z. B. ein Kunde, der unvollständige Daten sendet), die komplexer sind, besprechen wir mögliche Lösungen oder Möglichkeiten, wie wir das Problem vorhersehen, berücksichtigen oder reduzieren können.

Dies hilft uns, die Statik zu durchbrechen und uns nur auf produktive und umsetzbare Ideen und Lösungen zu konzentrieren.

Warum unsere Projekt-Retrospektiven funktionieren

Wir haben gelernt, dass unser Team besser funktioniert und mehr aus einer organischen Konversation herausholt als aus einer formellen Umfrage, aber der größte Vorteil dieses Formats besteht wirklich darin, dass wir unsere kollektive Intelligenz nutzen können, um Lösungen zu finden. Es verbindet uns auch miteinander, da diese Zeit von Angesicht zu Angesicht eine andere Dynamik kultiviert als endloses E-Mailen.

Trotzdem suchen wir immer nach Möglichkeiten, unseren Prozess zu verbessern und zu verfeinern. Unsere Retros sind nicht perfekt, aber sie verbessern sich. Am wichtigsten ist, dass sie viel produktiver sind als diese verdammten Nachbesprechungen. Letzten Endes ziehen wir Menschenzeit immer Vorrang vor Papierkram, also nehmen wir es als Gewinn.

Wir hoffen, dieser kleine Einblick in unsere Projektrückblicke gibt Ihnen einen Denkanstoß für Ihr eigenes Team. Wenn Sie an weiteren Dingen interessiert sind, die wir bei unserer Arbeit gelernt haben …

Übrigens, wir lieben Gelegenheiten, alle kreativen Herausforderungen zu lösen, also brüllen Sie uns an, wenn Sie auf eine Straßensperre stoßen und sich lösen müssen.

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