So führen Sie ein Meeting durch, das Ihre Zeit nicht verschwendet (unsere Top 9 Tipps)

Seien wir echt. Wir alle haben Stunden unseres Lebens durch sinnlose Meetings verloren. Sie kennen die, über die wir sprechen, wo eine Person dröhnt, während eine andere gedankenlos E-Mails checkt und niemand irgendwelche Ideen zum Brainstorming bringt. Wir alle waren dort (und wir haben uns alle dieses Verhaltens schuldig gemacht), aber wir wissen, dass Meetings wie diese für niemanden hilfreich sind.

Dennoch sind Meetings notwendig, also können Sie sie nicht ganz fallen lassen. In letzter Zeit haben wir im Rahmen unserer Bemühungen, unsere Produktivität zu verbessern, unsere Zeit zu schonen und unsere Energie sinnvoll einzusetzen, nach Möglichkeiten gesucht, unsere Meetings besser zu gestalten. Wie können wir sie effektiver und weniger aufdringlich machen? Wie können wir unsere Zeit wirtschaftlich nutzen? Wie können wir sicherstellen, dass alle konzentriert bleiben?

Um einige unserer hartnäckigeren Frustrationen im Zusammenhang mit Meetings zu beseitigen, haben wir beschlossen, einige neue Regeln für Meetings einzuführen. Und weil wir wissen, dass dies ein Problem ist, mit dem jeder konfrontiert ist (unabhängig von der Branche), dachten wir, wir würden heute einige dieser hilfreichen Tipps teilen.

9 Tipps zur Verbesserung Ihrer Meetings

Jede Organisation ist einzigartig, aber es gibt ein paar allgemeine Tipps, die jedes Meeting verbessern können. Wenn Sie Ihren Fokus kanalisieren oder ein tiefes kollektives Denken betreiben müssen, probieren Sie diese Techniken aus.

  1. Haben Sie eine Agenda. Machen Sie den Zweck des Treffens im Voraus klar und skizzieren Sie im Voraus eine Tagesordnung. Dies stellt sicher, dass Sie bei der Arbeit bleiben und alles abdecken, was Sie brauchen. Sie sollten auch alle notwendigen Materialien vor dem Meeting verteilen oder die Leute wissen lassen, was sie zum Meeting beitragen sollen (z. B. Ideen, Pitches, Feedback usw.).
  2. Identifiziere einen Wrangler. Sie müssen alle auf dem gleichen Stand halten, aber bei einem lustigen Brainstorming oder einer großen Besprechung kann man leicht abgelenkt werden. Bestimmen Sie einen Besprechungsleiter, der das Gespräch leiten und dafür sorgen kann, dass sich die Teilnehmer auf die Ziele Ihrer Besprechung konzentrieren. (Unser Wrangler ist normalerweise die Person, die das Meeting einberufen hat.)
  3. Pünktlich sein. Duh.
  4. Sei vorbereitet. Wir glauben daran, gut zueinander zu sein, die Zeit des anderen zu respektieren und gute Arbeit zu leisten. Die Vorbereitung auf ein Meeting ist ein großer Teil davon. Wenn Sie vor dem Meeting keine Zeit hatten, das Kreativ-Briefing zu lesen, Ideen zu sammeln oder die Zahlen zu analysieren, verschwenden Sie die Zeit aller, während sie darauf warten, dass Sie aufholen.
  5. Verlobt sein. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, müssen Sie entweder 1) lernen oder lehren oder 2) einen Beitrag leisten. Wenn Sie beides nicht tun, brauchen Sie nicht dort zu sein.
  6. Zeitblock effizient. Traditionell haben wir halbstündige oder stundenlange Meetings angesetzt, aber das war ein Problem für diejenigen von uns, die den ganzen Tag hintereinander Meetings hatten. Wenn man lange ging, verursachte das einen Dominoeffekt, ganz zu schweigen von der Tatsache, dass wir kaum in ein Mittagessen passten. Um dies zu beheben, versuchen wir, eine 10-minütige Pause zwischen den Meetings einzuplanen (z. B. 12:00-12:50 Uhr vs. 12:00-13:00 Uhr). Dies hilft sicherzustellen, dass wir uns an unsere Zeit halten und uns zwischen den Meetings eine Gehirnpause gönnen. Bisher war diese einfache Änderung enorm hilfreich.
  7. Geräte verbieten. Das scheint offensichtlich, aber wir werden oft von Slack, E-Mails oder dem unvermeidlichen Strom kleiner Brände abgelenkt – die sich alle durch unsere Laptops und Telefone einschleichen. Also haben wir beschlossen, unsere Geräte abzuschaffen. Jetzt stimmen wir zu, Geräte in einem Meeting nur dann zu verwenden, wenn wir Notizen machen oder für dieses Meeting recherchieren müssen. (Selbst dann ist es normalerweise der Wrangler, der an einem Laptop sitzt.) Dadurch bleiben wir während des gesamten Meetings konzentriert und engagiert, sodass wir in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
  8. Vermeiden Sie ablenkende Elemente. Wir alle arbeiten anders, und bestimmte Dinge sind für manche Menschen irritierender als für andere. Dinge wie zerknitterte Chipstüten oder ein unordentlicher Salat mögen unschuldig erscheinen, aber sie können leicht von der anstehenden Aufgabe ablenken, deshalb haben wir die Leute gebeten, nur das mitzubringen, was sie zu einem Meeting brauchen. (Grundsätzlich, wenn Sie nach unten schauen müssen, um damit fertig zu werden, lassen Sie es.) Außerdem stellen wir sicher, dass die Leute oben über erwartete Unterbrechungen oder Ablenkungen (z. B. einen Kundenanruf) informiert werden.
  9. Verlassen Sie mit Aktionselementen. Besprechungen sollen Ihnen dabei helfen, Dinge zu erledigen, daher sollten Sie immer mit klaren nächsten Schritten und zugewiesenen Aktionspunkten gehen. Dies hilft jedem, seine Verantwortlichkeiten und Erwartungen zu verstehen.

Zusammen tragen diese Regeln viel dazu bei, dass wir unsere Zeit sinnvoll und effizient nutzen. Möglicherweise trifft nicht jeder Tipp auf Ihre Organisation zu, aber wir hoffen, dass Sie einige hilfreich und hilfreich finden. Zu Ihrer Information, wenn Sie vorhaben, Ihre Besprechungsregeln zu optimieren, empfehlen wir, sie zu veröffentlichen, damit jeder sie sehen kann. (Dies ist eine einfache Möglichkeit, die Verantwortlichkeit zu erhöhen und das Mikromanagement während Meetings zu verringern.)

Denken Sie daran: Besprechungen sind nicht die einzige Möglichkeit, effizienter zu arbeiten

Wenn es um effizientes Arbeiten geht, denken wir, dass es sich lohnt, zu experimentieren und offen zu bleiben für die Art und Weise, wie Sie Dinge tun. Zum Glück hat sich dieser Ansatz für uns ausgezahlt. Im Laufe der Jahre haben wir viele Tipps, Tricks und Tools gesammelt, die uns bei der kreativen Arbeit im Laufe der Jahre helfen und die wir gerne mit Ihnen teilen.

Wenn Sie also nach weiteren Möglichkeiten suchen, effektiv zu arbeiten …

Und wenn Sie neugierig auf eine Zusammenarbeit mit uns sind, würden wir uns gerne mit Ihnen unterhalten.

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