Matrix der Wahrscheinlichkeiten (Risiken) und der Auswirkungen des Projektmanagements / Sudo Null IT News

Jeder redet gerne über Planung. Aber Planung besteht nicht nur darin, Listen mit Aufgaben und dem, was getan werden könnte, zu erstellen. Die Aufgabe der richtigen Planung besteht darin, zu einem solchen Zustand zu führen, in dem das endgültige (reale) Ergebnis die Erwartungen, dh den Plan, maximal erfüllt. Und je größer der Zufall, desto höher die Qualität der Planung.

Aber wie oft kommt es vor, dass die Realität die Erwartungen voll erfüllt? Fast nie.

Eine erfahrene Führungskraft ist also jemand, der nicht nur die Aktivitäten der ihm anvertrauten Personen, Geschäftsprozesse, Ressourcen, sondern auch Risiken zu planen weiß. Auch Risiken müssen gemanagt werden.

Was sind Projektrisiken

Projektrisiko ist die Möglichkeit des Eintretens eines Ereignisses (sicher oder ungewiss), das sich positiv oder negativ auf das Ergebnis des Projekts (seine Ziele) auswirken kann.

Risiken können sein:

  • Die Eintrittswahrscheinlichkeit ist die geschätzte Wahrscheinlichkeit, ausgedrückt in Bruchteilen oder Prozentsätzen, die die tatsächliche Möglichkeit des Eintritts eines bestimmten Risikos widerspiegelt.

  • Folgen sind der zeitliche, materielle oder personelle Aufwand sowie mögliche Schäden (einschließlich Reputation) oder Vorteile, die durch den Eintritt bestimmter Risiken entstehen können.

  • Der Wert ist eine Art bedingter Indikator, der dabei hilft, das Verhältnis der Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos zu seinen Folgen einzuschätzen. Typischerweise ergibt sich der Risikowert aus der Multiplikation der Wahrscheinlichkeit mit dem numerischen Ausdruck der Folgen.

Um das Ausmaß von Risiken bequem visuell einschätzen zu können, werden Matrizen verwendet.

Die Matrix der Risiken (Wahrscheinlichkeiten) und Auswirkungen im Projektmanagement ist eine Tabelle, in der die wichtigsten Schwellenwerte der Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken und die Schwellenwerte der Folgen dieser Risiken eingetragen sind. Am Schnittpunkt von Zeilen und Spalten ist das Ausmaß des Risikos leicht zu erkennen und zu verstehen (abzuschätzen).

Anhand der Matrix lässt sich ganz einfach eine Liste mit wirklich beachtenswerten Risiken erstellen.

Anstelle einer Matrixansicht können Diagramme oder andere grafische Tools verwendet werden.

Ein einfaches Beispiel einer Projektrisikomatrix

So kann die Matrix der Wahrscheinlichkeiten und Risiken aussehen, wobei die wichtigsten Werte farbig hervorgehoben sind:

Grüne Farbe bedeutet, dass das Risiko gering ist. Gelb – Risiko erfordert Aufmerksamkeit. Rot – Das Risiko ist sehr wahrscheinlich und wird schwerwiegende Folgen haben.

Eine andere Version der Risikomatrix, aber mit mehr visuellen numerischen Indikatoren.

Je näher die Zahl bei eins liegt, desto schlimmer (desto mehr sollte auf ein bestimmtes Risiko geachtet werden).

Hier muss man verstehen, dass die Einteilung nach Wahrscheinlichkeiten und nach Einflussgrad sehr bedingt ist. Irgendwo lässt sich die Einteilung der Skala in 5 Gruppen zur Bewertung heranziehen, irgendwo ein Zehn-Punkte-System, irgendwo wird die Genauigkeit genauer berechnet – basierend auf komplexen mathematischen Modellen.

So ermitteln Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken (Beispiel).

Wie die möglichen Folgen von Risiken ermittelt werden (Beispiel).

Ein Beispiel für ein Risikoregister.

Wie man mit Risiken umgeht

Wenn Sie das Projekt bereits detailliert beschrieben und seine Hauptressourcen berechnet haben, wird es nicht so schwierig sein, eine Risikomatrix zu erstellen. Noch besser, wenn die Risikoplanungsphase in die Gesamtprojektplanung einbezogen wird.

Dazu müssen Sie die folgenden Schritte nacheinander durchführen:

  1. Beschreiben (auflisten) Sie mögliche interne und externe Faktoren, die die Durchführung des Projekts beeinflussen können, klären Sie die verfügbaren Ressourcen (Personal und Material).

  2. Erstellen Sie eine Liste aller möglichen Risiken – identifizieren Sie sie. Dabei können Sie auf Ihre eigenen Erfahrungen, die Erfahrungen anderer Unternehmen / Bereiche / Projekte zurückgreifen, fertige Vorlagen verwenden etc. Die am häufigsten verwendeten Methoden sind Brainstorming, Nominalgruppen (unter Einbeziehung von Expertengruppen) oder SWOT-Analysen. Aber es gibt auch andere Methoden.

  3. Führen Sie eine qualitative und quantitative Analyse aller identifizierten Risiken durch. Gerade für diese Aufgabe ist eine Matrix von Risiken und dem Grad ihres Einflusses hilfreich.

  4. Für die wahrscheinlichsten und signifikantesten Risiken ist es erforderlich, einen Gegenmaßnahmenplan zu erstellen und eine Liste notwendiger Reserven zu erstellen.

  5. Basierend auf dem Risikoreaktionsplan ist es notwendig, den Projektarbeitsplan zu aktualisieren (zusätzliche Personalstellen in den Zeitplan aufnehmen, finanzielle Reserven bei Problemen anfordern, andere Arten von Reserven planen).

  6. Überwachen Sie regelmäßig das interne und externe Umfeld auf Risiken und / oder Situationen, die zu ihrem Eintreten führen – um rechtzeitig reagieren zu können.

Somit sollte das Risikomanagement zu einer weiteren Führungsaufgabe im Unternehmen / innerhalb des Projektes werden.

Reserven

Wir haben Reserven als eines der wichtigsten Mittel zum Umgang mit Risiken erwähnt. Wie es ist. Da Reserven jedoch angesammelt werden müssen oder zusätzliche Kosten verursachen, muss ihre Planung so verantwortungsvoll wie möglich angegangen werden.

Keines der Unternehmen kann über unbegrenzte Ressourcen und dementsprechend Reserven verfügen.

Reserven können menschlicher oder finanzieller Natur sein, und die Reserve kann auch in zusätzlichen Zeiträumen ausgedrückt werden. Das Vorhandensein einer Reserve impliziert immer eine Mehrausgabe (d. h. eine nicht optimale Ausgabe des Anlagevermögens). Aber gerade seine Anwesenheit ermöglicht es Ihnen, traurige Folgen im Falle unvorhergesehener (oder vorhersehbarer, wenn Sie wissen, wie man mit Risiken umgeht) Ereignisse zu vermeiden.

Die Bereitschaft, Ressourcen zu riskieren, ohne Reserven bereitzustellen, kann als Risikotoleranz bezeichnet werden.

Effektive Risikoplanung in Projekten

Um alle potenziellen Probleme in der Projektarbeit zu schließen, ist es logisch, regelmäßige Treffen (Meetings, Meetings, Kundgebungen usw.) zu organisieren, bei denen das Projektteam, sein Leiter und Vertreter des Kunden nicht nur a erarbeiten Plan der wichtigsten Maßnahmen, sondern auch einen Risikomanagementplan.

Bei der Aufgabe der Buchführung, Klassifizierung und Dokumentation kann ein spezielles Unternehmensmanagementsystem helfen (Bitrix, Trello, Projekt, YouGile).

Ein Plan, der alle potentiellen Risiken auflistet, den Grad ihrer Auswirkung und Wahrscheinlichkeit (Sie können sofort in Form einer Matrix), sowie Reaktionsmaßnahmen (mit der Zuteilung / Bereitstellung der notwendigen Reserven) – das ist, was passiert, wie ein Ergebnis solcher Treffen. Ein solches Dokument kann in mehreren aufeinanderfolgenden Iterationen entwickelt werden.

Der Plan kann regelmäßig überprüft werden, da mit der Entwicklung des Projekts die Wahrscheinlichkeit von Risiken und der Grad ihrer Auswirkungen erheblich abnehmen oder umgekehrt zunehmen können.

Das Ergebnis der Arbeit mit Risiken ist das Vorhandensein sehr spezifischer Operationen, Ausgaben und Reserven, die in den Hauptarbeitsplan des Projekts (in sein Budget und / oder in den Personalplan) aufgenommen werden müssen.

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