Effektive Meetings / Sudo Null IT-News

Ich habe von vielen Entwicklern gehört, dass sie keine Arbeitsmeetings mögen. Sie sagen: “Zeitverschwendung”, “Rallyes sind nutzlos”, “Wann arbeitest du?” Wenn Sie also solche Treffen haben, dann machen Sie eindeutig etwas falsch.

Die erste Regel des Meetings – Stornieren Sie das Meeting, wenn Sie das Problem im Chat lösen können

Nieder mit Meetings um der Meetings willen und Meetings für jedes Niesen. Wenn Sie glauben, auf ein Meeting verzichten zu können, sagen Sie es ab!

Versuchen Sie, das Problem im Chat zu lösen

Vielleicht zerstören Sie in ein paar Nachrichten alles. Sie können ein Dokument vorbereiten und es in einem Chat anderen Personen zeigen, um asynchrones Feedback bitten. Und es ist im Hut.

Wenn das Problem im Chat nicht gelöst werden kann, denken Sie noch einmal darüber nach

Bevor Sie ein Meeting einrichten, müssen Sie verstehen, ob dies wirklich der beste Weg ist, um das Problem zu lösen. Meetings helfen meistens

  1. Etwas schnell lösen (Chat-Kommunikation kann den ganzen Tag dauern, weil jeder antwortet, wann es ihm passt, also bekommt man einen großen Ping).

  2. Lösen Sie ein komplexes Problem, dessen Beschreibung / Lösungsmethoden viel Zeit zum Eintippen auf der Tastatur benötigen.

  3. Besprechen Sie ein Problem, das eine Diskussion in Echtzeit erfordert.

Wenn Sie ein Problem nicht lösen, das der obigen Beschreibung entspricht, wird die Rally höchstwahrscheinlich nicht benötigt.

Okay, Sie haben gemerkt, dass Sie auf ein Meeting nicht verzichten können. Also, lasst uns gehen.

Beschreiben Sie das erwartete Ergebnis

Ein Meeting ohne Ergebnis ist Zeitverschwendung. Entscheiden Sie, was Sie bekommen / entscheiden / was Sie verhandeln möchten.

Erzählen Sie den Besprechungsteilnehmern davon. Die Menschen müssen wissen, warum sie ihre Zeit verschwenden. Je früher desto besser! Dies wird allen helfen, sich während der Rallye an den Plan zu halten. Die Teilnehmer werden möglicherweise auch feststellen, dass das Problem ohne eine Kundgebung gelöst werden kann. Oder schlagen Sie vor, wer noch hinzugefügt oder aus der Liste der eingeladenen Personen entfernt werden muss. All dies kann nur erreicht werden, wenn man weiß, was das eigentliche Ziel ist.

Fügen Sie eine Agenda hinzu und lesen Sie sie vor

Beschreiben Sie in der Beschreibung der Rallye, welchen Aktionsplan Sie haben. Zum Beispiel, welche Fragen Sie beantworten möchten, welche Themen Sie besprechen möchten.

Kontext ist gut. Wenn Sie ein Dokument mit einer Beschreibung der Aufgabe, Grafiken, Daten haben, fügen Sie Links zur Agenda hinzu, damit sich die Teilnehmer im Voraus mit den Inhalten vertraut machen. Dann können sich die Leute während des Treffens vorstellen, was was ist. Viel effektiver ist es, verzweifelt zu versuchen, ein 5-seitiges Dokument in einem 5-minütigen Meeting neu zu erzählen.

Behalten Sie die Zeit im Auge

Oft (insbesondere bei vielen Personen oder einem komplexen Thema) haben Sie keine Zeit, um ein Ergebnis zu erzielen, wenn Sie die Zeit nicht im Auge behalten. Wer die Rallye organisiert, behält die Zeit im Auge.

Um alles zu erledigen, notieren Sie sich die Zeit, die für die Diskussion jedes Themas aus der Tagesordnung vorgesehen ist, und folgen Sie jedem kleinen Block während des Meetings. Wenn Sie sehen, dass Sie mit einigen Blockaden nicht pünktlich sind, erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass Sie nur noch wenig Zeit haben und dass Sie zu einem Konsens kommen sollten.

Und ja, das Aufbrechen in Blöcke funktioniert wirklich, weil man schnell versteht, dass man nicht pünktlich ist. Wenn es kein Verständnis dafür gibt, wie lange ein bestimmtes Thema diskutiert wurde, besteht die große Gefahr, dass erst am Ende des Meetings verstanden wird, dass nichts getan wurde.

Diskutieren Sie nicht, was nicht zum Erreichen des Ergebnisses der Rallye führt

Oft beginnen die Teilnehmer, Dinge zu diskutieren, die verwandt zu sein scheinen, aber für die Lösung eines bestimmten Problems nicht notwendig sind. Als Organisator des Meetings müssen Sie der Diskussionsrichtung folgen und alle Versuche unterbinden, über etwas zu sprechen, das nicht von vorrangiger Bedeutung ist.

Beispiel:

Die Markteinführung von Produkt X verzögert sich, die Kundgebung soll verstehen, wie die Markteinführung beschleunigt werden kann

  • [кто-то]: Wir können Feature Y nicht erstellen

  • [Вы]: Blockiert es den Start?

  • [кто-то]: Nein

  • [Вы]: Dann lass es uns später besprechen / nachdem wir alle Blocker besprochen haben / im Chat besprechen / niemals besprechen

Nächste Schritte nicht vergessen

Wenn es keine Nächsten Schritte gibt, ist nicht klar, was als nächstes zu tun ist und wie das Produkt / die Aufgabe verschoben werden soll. Versuchen Sie, das Meeting mit klaren nächsten Schritten zu verlassen, denen alle Meeting-Teilnehmer zugestimmt haben (das ist wichtig!). Andernfalls, wenn die Kundgebung stattfand, aber keine Aktionen stattfanden, sind Sie höchstwahrscheinlich nirgendwo vorgerückt / werden nirgendwo vorrücken.

Schreiben Sie eine Besprechungszusammenfassung

Für Sie als Ersteller des Meetings endet das Meeting nicht, wenn alle gegangen sind. Ein gutes Meeting endet, wenn Sie (oder jemand anderes) eine Zusammenfassung des Meetings und der nächsten Schritte aufgeschrieben und mit den Teilnehmern geteilt haben. Also du

  • Machen Sie die Leute für die nächsten Schritte verantwortlich

  • Sie schützen sich, indem Sie alles aufschreiben, was Sie vereinbart haben. Damit niemand sagt: “Ich erinnere mich nicht, also ist es nicht passiert.”

  • Diejenigen, die nicht bei dem Treffen waren, werden sehen, was Sie vereinbart haben.

Sagen Sie unwichtige Termine ab. Kein Bedauern

Hier ist alles einfach. Stornieren Sie Termine, die Ihnen unwichtig erscheinen, ohne Reue. Bieten Sie gerne an, das Problem im Chat / per Mail usw. zu lösen. Oder rufen Sie jemand anderen an, wenn jemand hilfreicher ist als Sie.

Bereit

Sie sind wunderschön! Jetzt ist Ihr Meeting effektiv und Sie möchten sogar dorthin gehen!

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